BİNA & TESİS YÖNETİMİ

BİNA & TESİS YÖNETİMİ

Türk firma ve kuruluşları global ve milli ekonomik oluşumlar sonucunda, bir yandan Dünya ülkeleri ile rekabet gücünü artırmaya çalışmakta, bir yandan da gelişmiş ülkelerin güçlü firmalarıyla iş ortaklıkları kurarak dünya pazarı ve yerel piyasalardaki durumlarını güçlendirmeye çalışmaktadırlar. Firmaların bu zor hedeflere ulaşmak için mutlak suretle birçok konuda değişim politikaları oluşturmaları gerekmektedir. Organizasyon yapılarından, iş akış süreçlerine, kalite anlayışından, müşteri memnuniyetine kadar geniş yelpazeli bu değişim sürecinin ana faaliyete (core business) getireceği katma değerler detaylı bir şekilde ortaya konmalıdır. Bütün bu zaman, kaynak ve sürekli iyileştirme isteyen değişimler içinde ana faaliyeti doğrudan ve dolaylı etkileyen yönetim sistemleri bulunmaktadır. Dolaylı etkisi bulunanlar içinde en önemli yönetim sistemi Bina ve Tesis Yönetim Sistemleri'dir.

Bugün ISO standartları veya Toplam Kalite Yönetimi (Total Quality Management) gibi disipline edilmiş sistemlerin temel amacı, ana faaliyette daha başarılı olmak, rekabet gücünü arttırmak ve hepsinin sonucu olarak memnun müşteri sayısını arttırmaktır. Etkili bir strateji birçok iş sürecinin, sadece kendi içlerinde değil, herbirinin uyum içinde, uzun vadeli ve fonksiyonel olmasını gerektirir. Bu da birimlerin birlikte, iyi çalışmasını zorunlu hale getirir. Unutulmamalıdır ki, herhangi bir stratejinin performansı içinde barındırdığı en zayıf bağlantının etkinliğine bağlıdır. Bu sebeple ana faaliyete etkisi yadsınamayacak olan Bina ve Tesis Yönetimi, kalitenin söz konusu olduğu her yerde yeniden gözden geçirilmeli ve değişen dünya dinamiklerine uygun hale getirilmelidir.

Bina ve Tesis Yönetimi Nedir ?

Kısaca, Firma ve kurumların ana faaliyetlerini desteklemek amacıyla oluşturulan tüm alt birimlerin (insan kaynakları, bilgi-işlem, bakım-onarım vb.) etkin yönetiminin sağlanmasını amaçlayan bu sistemler, yabancı işletmelerde direkt olarak üst yönetime bağlı çalışan bağımsız birer departman olarak karşımıza çıkmaktadırlar. Oysa, ülkemizde ancak sayılı bazı kuruluşlarda yer alan bu tarz departmanların görevleri, farklı birimlere dağıtılarak, yönetilmektedir. Yapısal olarak doğru kabul edilebilecek bu organizasyonun bilgi paylaşımı yapamamasının, kaynak kullanımına ve servis kalitesine negatif etkileri vardır. Bu parçalı yapının merkezi bilgiye erişiminin sağlanması günümüzde zorunlu hale gelmiştir. Yapısal olarak değiştirilmesi güç görülen bu sistem, bilgi teknolojilerinin kullanılması sayesinde, tek bir departman altında çalışarak oluşturulan başarıyı yakalayabilecek seviyelere getirilmiştir.

Günümüzde büyüyen ekonomilerle birlikte, şirketlerin sahip oldukları çalışma/üretim alanları da hızla büyümekte ve bu büyümeyle birlikte daha kompleks yapı ve yönetim sistemleri ortaya çıkmaktadır. Faaliyet alanları ne olursa olsun, firmalar kampüs veya merkez-şube veya bölge müdürlükleri gibi yapılanmalar ile ana faaliyetlerini sürdürmeye çalışmaktadırlar. Çalışılan alanların metrekareleri büyüdükçe, bu faaliyetlerin yürütülmesinde görev alan destek grupları da katlanarak artmaktadır.

Bütün bunlar iyi organize edilmiş ekipler ve sistemlerce çözülebilmesi mümkün konulardır. İşte bu ekip ve sistemleri yürüten, inceleyen, methodlar geliştiren, uygulama imkanları ve çeşitli standartlar yaratmaya çalışan ve bütün bunları yaparken işletme, mimari, mühendislik ve sosyal disiplinleri birleştiren yönetim sistemlerine Bina/Tesis Yönetim Sistemleri denilmektedir.

Bu tür birimlerin öncelikli amacı, çalışma ortamlarının ve çalışanların, hedeflenen kalitede, kesintisiz destek almasıdır. Bu amacın yanısıra, eldeki kaynakların daha iyi kullanılması, yapılan harcamaların kontrol altında tutulması, tarihsel bilgilerin saklanarak ileriye dönük planlamaların sağlıklı bir şekilde yapılması işlerini de takip etmek ve bunların üst yönetimlere düzenli olarak raporlaması da bina/tesis yönetiminden beklenmektedir.

Bina ve Tesis yönetiminin Faydaları Nelerdir ?

Bina/Tesis Yönetimi, içinde farklı birimlerin koordineli çalıştığı genel bir yönetim şeklidir ve başarısı ana faaliyetlere direkt veya dolaylı şekilde sağladığı katma değerlerle ölçülmektedir. Bu katma değerlerin, genel giderlerin düşürülmesi veya karlılığın arttırılması gibi finansal boyutları olabileceği gibi, çalışma alanlarında ve hizmetlerdeki istikrarlı kalitenin çalışanlar ve motivasyonları üzerinde sosyal etkileri de olacaktır.

  • Gündelik acil ve planlanmış işlerin daha etkili yapılabilmesi,
  • Genel giderlerde tasarruf sağlanması,
  • Performans değerlendirmelerinin yapılabilmesi,
  • Tarihsel veriler ışığında ileriyi görerek çalışmalar yapılabilmesi,
  • Ekip çalışması yaparak, bilgiyi paylaşan ve değerlendiren dinamik bir sistem kurulması,
  • Çalışanların üstünde yaratacağı sorumluluk, ciddiyet ve daha iyi performansa ulaşma isteği ile kendilerini geliştirmelerinin teşvik edilmesi, otokontrol sağlanması,
  • Karar mekanizmalarına (MIS) yardımcı olacak doğru, ölçülebilir, sınıflandırılmış bilgiler sayesinde, problemlere direkt odaklanmış çözümler geliştirilmesi,
  • Standart raporlama olanaklarıyla toplantı ve karar alma sürelerinde tasarruf ve etkinlik elde edilmesi,
  • Departmanlar arası kopuk ve/veya eksik olan bilgi iletişiminin istenen düzeylere çıkarılabilmesi,
  • Çoklu ve otokontrol mekanizmaları sayesinde yanlış ve eksiklerden arındırılmış, güncel bilgilere ulaşılması,
  • Bilgisayar Destekli Bina ve Tesis Yönetimi Nedir ?

    Bilgisayar Destekli Tesis Yönetimi (CAFM) kısaca tesise ait verilerin yapısal ve ilişkisel (structured & relational) bir veritabanında güncel tutulması ve tesislere ait çizimlerin bu veritabanı ile entegre edilmesidir. (CAFM= INFO + CAD) Bilgisayarlı Entegre Tesis Yönetimi (CIFM) ise CAFM üzerinde tutulan bilgilerin çeşitli analiz, rapor ve sorgular ile yorumlanması ve tesise ait karakteristik bilgilerin oluşturulmasıdır. CAFM operasyonel fonksiyonların, yani bilginin ne zaman, nasıl, nereye hangi formatlarda girileceğini ve çeşitli iş süreçlerinin (taşınma, bakım onarım, stok, vs...) disipline edilmesini sağlamaktadır. Bu amaçla sistemi kullanacak personele gayet basite indirgenmiş kullanıcı arayüzleri sunarken, takip edilecek sistematiği basit akış şemaları ile kullanıma sunmaktadır. Bu sayede kalifiye olmayan teknisyenlerin ve operatörlerin bile sistemin bir parçası olması sağlanmaktadır.

    CIFM stratejik ve taktik fonksiyonları içermektedir. Yöneticiler bu sayede tesisin, çalışanların, çalışma ve üretim alanlarının, mobilya ve ekipmanların, bilgi sistemlerinin karakteristik, ölçülebilen bilgileri ışığında, değişimlerin ne şekilde, ne zaman ve nasıl yapılacağını tahmin etmeye çalışmaktadırlar. CAFM'den sağlanan tarihsel bilgiler ışığında gelecekle ilgili (bütçe, planlama, büyüme küçülme projeksiyonları, vb...) tahminleri yapabilmektedirler. CAFM ve CIFM arasında oluşturulacak sürekli, güvenilir ve güncel bilgiler akışı sayesinde dinamik bir döngü oluşturulabilecektir. Bu ise girişte bahsettğimiz değişim için gereken zaman, kaynak ve sürekli iyileştirme gereksinimlerini her zaman aktif tutacaktır.

    Ülkemizde Bina ve Tesis Yönetiminin Önündeki Problemler Nelerdir ?

    Bugünkü mevcut anlayışta üst yöneticiler maalesef, tesis yönetiminin kendisini bir genel gider olarak görmekte ve tüm tasarruf tedbirlerini öncelikle bu birimde düşünmektedir. Oysa bu birimlerin çağdaş ve teknolojik yönetim araçlarıyla donatılması sonucunda bu yatırımların geri dönüş hesaplarında çarpıcı sonuçların ortaya çıkacağı bir gerçektir. Elektrik, gaz, su gibi harcamaların dışında kalan yıllık FM harcamalarında gerçekleşecek %3-4 puanlık bir tasarruf, CAFM/CIFM yatırımlarını amorti edecektir. Yeni gelişmekte olan anlayışlarla, tesis personelini müşteri olarak algılayan ve hizmetleri profesyonel olarak, hatta birçok uygulamada iç faturalandırma sistemi ile sunan FM departmanları oluşmaktadır. Bu anlayışın yerleşmesi ve benimsenmesinin sonuçlarını ise sayıları ve hizmet türleri hızla artan FM hizmet şirketlerinde görmekteyiz. Bu da FM işinin bir kar merkezi (profit center) olduğunun en iyi göstergesidir.

    Hizmet gruplarından da beklenen, tesisteki hizmetlerinin yanısıra, bu yeni anlayışı uygun çağdaş bilgi sistemleri kullanarak, tesis bilgilerini işverenlere doğru, hızlı ve güncel bir şekilde sunmalarıdır. Zira outsourcing anlaşmaları çok uzun süreler devam edemeyip, el değiştirmeler söz konusu olmakta, sistematik ve sorgulanabilen formatlarda olmayan (farklı medyalar, yazılı evrak ve dosyalar ile insan beyninde bulunan) bilgiler, taşeronlarla birlikte yitip gitmektedir. Şu ana kadar bahsedilen temel konuların çözümü için CAFM/CIFM sistemlerinin çok faydalı araçlar olduğu bilinmekte ve dünyanın çok çeşitli sektör ve firmalarında başarı ile uygulanmaktadır. Önemle altı çizilmesi gereken nokta ise bu sistemlerin mucizevi birer araç olmadığıdır. Ülkemizde kapsamlı ve yeni olan birçok projenin karşılaştığı sorunlar, CAFM/CIFM sistemleri için de geçerlidir.

  • Harcanan emek oranında iyi bir sistem kurulması mümkündür. Yazılım ancak içine konulan bilgi ve emek kadar başarılı olacaktır.
  • Kendi kendine çalışan bir sistem değil, veri tüketip bilgi ürettiği için sürekli ve güvenilir veri girişine ihtiyacı var.
  • Sadece bir yazılım alınması işi değil, ciddi bir proje olduğu için, projeyi sahiplenip sonlandıracak proje yöneticilerine ihtiyaç duymaktadır.
  • Yazılımın yada danışmanların performansından çok proje sahibinin performansı önem arzetmektedir.
  • İyi bir planlama ile uygulama süreleri ve proje bütçesi sınırlarında kalınmalıdır.
  • Bitiş çizgisine kısa bir depar ile ulaşılacağı sanılmamalıdır.
  • Büyük düşünülmeli, ancak sistem küçük uygulamalarla hayata geçirilmelidir.
  • İletişim →